FQCC

S’inscrire à un rassemblement

1. Comment remplir le formulaire d’inscription ?

Vous trouverez des formulaires d’inscription téléchargeable à la fin de la présentation de chaque rassemblement.

Dans le cas d’un rassemblement régional, les membres de l’ARCC hôte sont inscrits prioritairement. Si des places sont toujours disponibles à la date du rassemblement, elles pourront être offertes à des membres intéressés à y participer provenant des autres régions du Québec. Vérifiez donc bien avant de vous inscrire à qui est destiné le rassemblement qui vous intéresse. Indiquez bien le titre du rassemblement provincial ou régional auquel vous vous inscrivez.

Répondez à toutes les questions. Vos réponses aideront les organisateurs à mieux vous accueillir. Ils pourront prévoir des moniteurs selon l’âge des enfants inscrits; ils vous placeront près des blocs sanitaires si vous campez sous la tente ou dans une tente-caravane; une attention particulière vous sera accordée si une personne à capacité restreinte ou ayant des allergies vous accompagne.

2. Calculez votre prix selon les critères suivants :

Famille : Le père, la mère et les enfants de 17 ans ou moins vivant sous le même toit et inscrits sur le formulaire d’adhésion.
Ou
Tout couple, homme ou femme, résidant à la même adresse et n’ayant aucun lien de parenté entre eux et inscrit comme tel sur le formulaire d’adhésion ainsi que leurs enfants de 17 ans ou moins vivant sous le même toit et inscrits sur le formulaire d’adhésion.

Personne seule : Tout membre seul à bord de son équipage.

Invité adulte : Toute personne de plus de 18 ans qui n’est pas membre de la FQCC et qui accompagne un membre dans son équipage.

Invité membre : Tout membre participant à l’activité sans son équipement de camping, qui accompagne un autre membre à bord de son équipage.

Invité enfant et petit-enfant : Toute personne de 17 ans ou moins qui accompagne dans le même équipement de camping un membre et qui n’est pas inscrite sur sa carte de membre. Les prix peuvent varier selon qu’il s’agit de l’enfant ou du petit-enfant d’un membre ou non.

Activités facultatives : Le prix des activités facultatives ( repas, visite, etc.) s’ajoute au prix de base et doit être acquitté lors de l’inscription.

ATTENTION ! Un campeur qui s’inscrit après la date limite d’inscription paie 10 % de plus que le prix de base, et 50 % de plus s’il s’inscrit à l’entrée même de l’activité.

3. Comment préparer votre paiement ?

Vous devez préparer deux chèques ou mandats-poste : Un premier pour une somme de cinq dollars et quelques cents, représentant un dépôt de réservation non-remboursable, payable à l’inscription. Le paiement doit être fait à l’ordre de l’ARCC organisatrice du rassemblement. Les cents indiquent le numéro de l’ARCC qui organise l’activité (exemple : 5,01 $ pour l’inscription au rassemblement de l’ARCC 01 Abitibi/Témiscamingue) ; L’encaissement de votre chèque indique votre acceptation au rassemblement de l’ARCC. Par exemple, si vous avez envoyé plusieurs chèques pour plusieurs rassemblements à des ARCC différentes et qu’à la vérification de votre livre de banque vous constatez qu’un montant de 5,01 $ a été encaissé, cela signifie que votre inscription pour le rassemblement Abitibi-Témiscamingue (ARCC 01) est acceptée. Si les autres chèques ne sont pas encaissés, cela signifie que vous n’êtes pas acceptés pour les autres rassemblements.

Un second couvrant le solde de votre participation ( le prix total moins le montant du premier chèque) et dont la date d’encaissement ne dépasse pas la date limite d’inscription. Votre paiement doit être libellé à l’ordre de l’ARCC qui organise le rassemblement choisi.

Aucune confirmation écrite ne vous sera envoyée par l’ARCC.

4. Où et quand expédier votre inscription ?

Mettre une seule inscription par enveloppe lors de l’envoi. Afin d’éviter toute déception, nous vous suggérons de poster votre inscription le plus tôt possible. Une fois le nombre limite atteint, aucune nouvelle inscription ne peut être acceptée (même avant la date limite). Dans cette éventualité, votre nom serait inscrit sur une liste d’attente et vous ne serez accepté qu’en cas d’annulation d’un autre campeur.

Inscrivez bien l’adresse où vous devez faire parvenir votre formulaire d’inscription. Elle se trouve toujours à la fin de la description du rassemblement. Si votre formulaire est posté à l’adresse de la FQCC, celuici vous sera retourné et vous devrez le poster à nouveau à l’adresse de l’ARCC concernée.

5. En cas d’annulation

De votre part

Avant la date limite : Vous recevrez le remboursement de la somme totale que vous avez versée moins le dépôt de réservation.

Après la date limite : Le dépôt de réservation sera soustrait de la somme totale que vous aurez versée et vous recevrez les 2/3 de la somme restante. Votre demande de remboursement peut être faite par téléphone mais vous devez la confirmer par écrit.

Dans les sept jours précédant la tenue du rassemblement : Aucun remboursement ne sera fait.

Cas de force majeure : Situation qui empêche un participant de prendre part à un rassemblement pour laquelle il n’a aucun contrôle. Par exemple, la maladie, l’hospitalisation, un décès d’un proche parent immédiat, un bris majeur du VR empêchant son utilisation pour la durée prévue du rassemblement, le vol du VR, etc. Bien entendu, toute situation doit être justifiée par un document écrit par le participant en ce qui concerne la demande d’annulation pour cause de force majeure ET par une preuve de ce cas de force majeure (lettre de médecin, hôpital, garagiste, assureur, rapport de police, etc.). La décision rendue est à la discrétion du conseil d’administration de l’ARCC concernée ou du comité organisateur du rassemblement.

Application de la mesure : Les cas de force majeure s’appliquent uniquement lors de la période où l’inscription à un rassemblement ne devrait plus être remboursable (7 jours dans tous les cas de rassemblements). Ainsi, dans une situation où un cas de force majeure est accepté, le remboursement se fera au 2/3 de la somme versée par l’inscrit diminué du montant de 5 $ (nonremboursable en tout temps). La politique s’applique à tous les rassemblements.

De notre part

Les organisateurs se réservent le droit d’annuler une activité si trop peu de campeurs s’y inscrivent. Dans ce cas, votre argent vous sera remboursé en totalité peu après la date limite, sans autre obligation de part et d’autre.

6. ATTENTION : informations importantes

Le formulaire d’inscription à un rassemblement, qu’il soit provincial ou régional, comporte une foule de renseignements qui aident les organisateurs à rendre votre séjour le plus agréable possible.

Nous aimerions porter à votre attention quelques-unes des informations importantes recueillies par de simples cases.

En cochant, la case « Je désire être bénévole... », soit pour vous, soit votre conjoint ou vos invités, vous indiquez aux organisateurs que vous êtes disponibles pour aider les organisateurs pendant le rassemblement.

La case « il s’agit de mon premier rassemblement », permet, si vous la cochez, aux organisateurs de vous accueillir de façon particulière.

Une attention spéciale est également portée aux personnes à capacité physique restreinte. Il existe une case à ce sujet sur le formulaire et les personnes ayant coché cette case doivent également spécifier leur handicap. Même chose pour les personnes souffrant d’allergies. Cette précision permettra aux ARCC d’améliorer leur accueil pour cette clientèle.

Nous demandons aux membres de la FQCC d’inscrire, en plus de leur numéro de membre, sa date d’expiration. Cette précision, permettra à l’ARCC hôte de s’assurer que ce sont bien des membres de la FQCC en règle qui s’inscrivent.

N’oubliez pas que la carte de membre en règle est obligatoire et qu’elle vous sera exigée à votre arrivée sur le site du rassemblement.